校內便簽表單簡易操作教學
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| 一、表單畫面 |
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| 二、簽核流程說明 |
| (一)業管單位：負責主辦特定業務之管理單位，業管單位內人員可視需要退回或加簽審查人員，另起簽單位可視案件屬性，變更業管單位接件人員(系統預設為各單位收發專人)。 |
| (二)會簽單位：因應案件簽核需徵詢或洽請主辦特定業務之管理單位表達建議意見，會簽單位內人員可視需要退回或加簽審查人員，惟起簽單位無法變更會簽單位接件人員。 |
| (三)校長室：依各公文表單類型屬性，部分案件得免呈審校長室核准。 |
| (四)核決層級：依各公文表單類型屬性，須由各單位二級主管或一級主管核決案件，且此核決層級亦會連動業管單位、會簽單位、校長室之核決層級。因此，若特定公文表單有提升核決層級之必要，核簽流程需透過主管選單與人員加簽彈性搭配調整。以「長庚大學研究計畫延期、變更、撤銷、轉移申請表(校內審核專用)」為例，其核決層級配合申請單位作業設定為二級，核簽流程共區分三段如下，業管單位及審查單位的部分人員(藍字標示者)即需透過主管選單與人員加簽彈性搭配調整。 |
| 1.申請單位：計畫主持人>單位主管(二級)>>研發處(業管單位) |
| 2.業管單位：研發處收發>承辦人>組長(二級)>研發長>>校長室 |
| 3.審查單位：校長室收發>幕僚>組長(二級)>主秘>校長 |
| 三、各項功能說明 |
| (一)核簽主管：下拉式選單，依不同身分別對應不同的主管。 |
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| (二)機密別：預設一律為「機密」。 |
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| (三)作業表單別：已設置各項適用表單，並依表單建檔不同的預設值、填寫範本及備註說明等，以「專任教師校外兼課申請單」為例如下。 |
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| 預設值包括：是否有對應的業管單位(不可更改)、機能別(可調整)、核簽完成後分送之收件者(可調整)、主旨(可調整)、說明(可調整)、備註(不可更改)、會簽單位(可調整)、業管單位接件窗口(可調整)、是否呈審校長室(不可更改)、校長室接件窗口(可調整) |
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| (四)加簽： 1.公文簽辦過程需請特定非主要簽核流程內之人員(經辦、二級主管、一級主管)審閱時使用，依流程別須加簽的人員亦不同。 (1)立案單位主流程：以教務處研教組為例：經辦>專員>組長>執秘>教務長，專員需由組員額外設定加簽，其餘組長、執秘與教務長可直接於下拉式選單選擇， (2)會簽單位/業管單位副流程：以教務處課務組為例：經辦>>組長>執秘>教務長，組長與教務長可分別由經辦及組長直接於下拉式選單選擇，惟執秘需由組長額外設定加簽。 |
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| 2.選擇完欲加簽之人員後，請點選「加簽」執行功能，若點選「傳送」則會跳出提示確認。 |
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| 3.被加簽人員僅能填寫核簽意見並送出，無法退回或增加簽核人員。 |
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| (五)業管單位/會簽單位/校長室窗口接件：各單位接件專人收到公文表單後，點選「轉送經辦」選擇合適之承辦人，並於確定後點選「傳送」，公文表單即會傳送給該承辦人續辦簽核。 |
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| (六)退回： |
| 1.二級主管可退回經辦填單，一級主管可退回二級主管或經辦填單。 |
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| 2.轉送經辦可退回窗口接件。 |
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| 3.加簽的人員無法退回。 |
| (七)核簽完成後分送之收件者：本項功能可由立案單位、業管單位及校長室等，視個案需求於公文簽辦過程中進行設定(含異動)，但會簽單位無法，若有需要被通告，請於審查意見特別額外加註。 |
| (八)會簽： |
| 1.會簽單位由經辦人員建議設定，經一級或二級主管(依個別表單核決層級設定而不同)核准後辦理會簽。 |
| 2.公文表單會簽完成後流程回到立案單位之一級或二級主管確認，由主管依會簽意見判斷是否續呈或退回修正。 3.會簽單位人員若於簽辦公文時認有必要於核准後被通告但未被事先設定，請於審查意見特別額外加註。 |
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| (九)套表列印： |
| 1.案件完成簽核後可將公文表單轉存為PDF檔留存 |
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| 2.套印之公文PDF檔會特別標示核決主管(加註核准)及加簽人員(加註加簽)，簽核過程(含會辦業管單位、會簽單位審查)中有輸入意見者，皆於文末彙整呈現。 |
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