為有效減少本校多次催辦產生，並鼓勵積極協助處理之人員，每半年進行統計，並呈報至校長之「NOTES系統異常案件多次催辦改善檢討彙整表」，將一併呈報當期協助於第2次催辦排除之件數及人員，並針對前一年度未發生多次催辦單位之窗口，安排公開場合頒發獎狀予以表揚。

為確實統計排除催辦數量，請窗口協助處理步驟如下：

1. 至主管信箱設定催辦通知信轉寄（設定方式詳簡報）
2. 於第1次收到主管轉寄之催辦通知時（此時為該案件被催辦第2次），即協助被催辦人員排除催辦事項，避免該案件形成第3次催辦（即「多次催辦」，常見催辦排除方式詳簡報）。
3. 完成被催辦事項後（僅通知，未排除不算），將該封通知信連同處理相關說明（如檢驗逾期催辦：X/X完成檢驗展延傳簽，或X/X完成檢驗），轉寄給校長室林咏嬿（直接轉寄notes信至D000013195），確認催辦事項確實排除後，將計入「異常發生前排除件數」，但若未於第3次催辦發生前完成排除，亦不計入件數。

注意事項

1. 應確認催辦事項完成，才將信件轉寄校長室。
2. 未能於第3次催辦前完成排除，將不計入異常發生前排除件數（以「多次催辦(或提示)案件瞭解及處理提報表」是否出表為準）。

流程示意圖